Optimización del tiempo, clave para la eficiencia

Cada empresa tiene sus procesos propios. Formas de trabajo parecidas a otras, pero con variables relativas al sector. Por eso, es importante no generalizar ciertas técnicas, que simplemente, no funcionarán dentro de nuestro negocio. De ahí que sea vital elegir y diseñar buenas pautas, para que con el tiempo, pasen a formar parte del desarrollo normal de la actividad. En este post os damos algunas claves para la optimización del tiempo en el centro de trabajo. Esperamos, podáis aplicarlas.

Péndulo de relojes.
Puedes hacer tu tiempo más eficiente con estos consejos

El tiempo parece relativo, pero no lo es.

Parece obvio que nuestra empresa no puede importar técnicas de grandes corporaciones, ya que no disponemos de los mismos medios. Y es por esta diferencia de medios por lo que el tiempo, puede parecer distinto en una empresa y otra. Pero la realidad es que el tiempo, es exacto, y por lo tanto, casi siempre es factible su optimización.

Objetivos Inteligentes (Smart Goals).

En cada negocio (más aún en los negocios dedicados al marketing de cualquier tipo) cada tarea debe estar agendada y con fechas de comienzo y fin. Está demostrado que si no lo hacemos, a menudo se retrasa la finalización de esta tarea. Por lo que es importante interiorizar esta pauta. Es cierto que los trabajos con fecha límite pueden provocar presión. Pero esta presión suele crearse en gran parte por que otras tareas requieren nuestra atención. Por eso, fechar los trabajos es una manera de optimizar el tiempo. Permitirá planificar mejor el día, de manera que podamos dedicarnos a varias cosas sin perder de vista el tiempo de entrega u otros requisitos para el cliente.

Establece tiempos.

Si trabajas con ordenadores o smartphones, sabrás que son muchos los estímulos que pueden sacarte de tu momento de máxima concentración. Redes sociales, mails, llamadas, mensajería instantánea y un largo etcétera.

Por eso, te recomendamos que establezcas momentos limitados para cada tarea.  Si desarrollas esta costumbre, conseguirás descubrir cuales son los momentos perfectos para cada cosa. No te dejes llevar por la corriente de inmediatez que la tecnología nos está transmitiendo. Si estipulas un tiempo cerrado para leer y contestar mails, pequeños descansos para recobrar fuerza o volver a ordenar tu horario, y  fechas de finalización a cada tarea, os aseguramos que vuestra eficiencia va a crecer. Recuerda que la mayoría de los mensajes que recibes no requieren una contestación inmediata.

Eficiencia para todos.

A veces no sabemos identificar las distracciones correctamente. De hecho, muchas de las tareas clásicas, como por ejemplo, las reuniones, pueden estar siendo una fuente de pérdida de tiempo. A continuación, os damos otra serie de pautas para que este tipo de procesos sean más eficientes.

  1. Los horarios deben respetarse: Si tú organizas la reunión, comienza a la hora prevista. Si solo tienes que asistir, acude puntual a la zona de reunión. Una persona que ha cumplido su horario y tiene que esperar, pierde motivación y además, estar presente le impide continuar con su trabajo. Esto puede crear un efecto dominó que tirará por la borda gran parte del día.
  2. Informa a los participantes: Si al citar a los compañeros redactas un pequeño guión, evitarás perder tiempo en explicaciones innecesarias.
  3. Redacta un acta para cada reunión: Si tu mismo o uno de los asistentes redacta los contenidos tratados en la reunión, evitarás perder ideas lanzadas en esta. A priori, no todo lo que se dice en una reunión es aplicable, pero quizá necesites consultar alguna de ellas.
  4. Tomar notas en papel: Está demostrado que es más fácil recordar lo escrito a mano. Es cierto que esto podría hacerse con muchos dispositivos distintos, pero aun no existe un método con tal capacidad de calado.

En resumen.

Existen muchos métodos para conseguir la optimización máxima posible. Sabemos que en ocasiones es difícil de detectar, pero estamos plenamente convencidos de que se pueden lograr grandes mejoras tanto en los procesos como en los resultados, y así volver a tomar impulso para obtener el máximo rendimiento de cada compañero.

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